Wprowadzone w ubiegłym roku zmiany legislacyjne umożliwiły uruchomienie nowego, cyfrowego modelu składania wniosków dotyczących legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce. Założeniem ustawodawcy było pełne zdigitalizowanie procedury, co miało przyspieszyć obsługę spraw oraz uprościć kontakt cudzoziemców z administracją publiczną.
Ostatecznie, po około dwumiesięcznym opóźnieniu, 27 kwietnia 2026 roku uruchomiono MOS — Moduł Obsługi Spraw, dostępny za pośrednictwem przeglądarki internetowej. System umożliwia składanie wniosków online po wcześniejszym utworzeniu konta i uwierzytelnieniu użytkownika za pomocą Profilu Zaufanego. Według informacji Urzędu ds. Cudzoziemców od uruchomienia systemu do połowy maja 2026 założono ponad 50,5 tys. kont i złożono ponad 15,5 tys. wniosków, co już teraz pomaga uprościć procedury i ograniczyć kolejki w urzędach.
Pomimo ambitnych założeń cyfryzacji procedur legalizacyjnych, praktyczne funkcjonowanie systemu od początku budzi zastrzeżenia zarówno wśród cudzoziemców, jak i przedsiębiorców zatrudniających pracowników zagranicznych.
Do Urzędu ds. Cudzoziemców regularnie trafiają zgłoszenia dotyczące błędów technicznych oraz rozwiązań proceduralnych utrudniających prawidłowe złożenie dokumentów. Szczególnie problematyczny okazuje się tzw. załącznik nr 1, czyli dokument wypełniany przez pracodawcę w przypadku ubiegania się o pobyt związany z wykonywaniem pracy.
Procedura składania wniosku wymaga od cudzoziemca zalogowania się do systemu, uzupełnienia formularza, podpisania dokumentów Profilem Zaufanym oraz dołączenia wymaganych załączników.
Najwięcej trudności pojawia się właśnie na etapie obsługi załącznika nr 1. Po przekazaniu dokumentu do pracodawcy użytkownik traci możliwość edytowania swojego wniosku. Nawet drobna korekta oznacza konieczność rozpoczęcia procedury od początku i ponownego przesłania dokumentów.
Dodatkowe komplikacje wynikają z zasad podpisywania załącznika. Co prawda istnieje możliwość podpisania dokumentu przez samego cudzoziemca działającego na podstawie upoważnienia od pracodawcy, jednak informacje na ten temat nie zostały w jasny sposób uwzględnione w instrukcjach systemowych. W praktyce część użytkowników może nie mieć świadomości konieczności posiadania odpowiedniego pełnomocnictwa. Brak właściwego umocowania skutkuje powstaniem braków formalnych, które następnie są komunikowane tradycyjną drogą pocztową, co dodatkowo wydłuża procedurę.
Wątpliwości użytkowników budzi również sposób obsługi dokumentów w samym systemie. Upoważnienie do podpisania załącznika musi zostać dodane do systemu wcześniej — nie można go załączyć na etapie bieżącego wypełniania formularza. Dla wielu osób okazuje się to rozwiązaniem nieintuicyjnym.
Problemy pojawiają się także przy określaniu warunków zatrudnienia cudzoziemca. System wymaga wskazania jednego, konkretnego miejsca wykonywania pracy, co nie odpowiada aktualnym realiom rynku pracy, zwłaszcza w przypadku:
Podobne ograniczenia dotyczą opisu stanowiska pracy. Formularz wymaga jednoczesnego wpisania kodu zawodu oraz nazwy stanowiska w jednym polu, a dodatkowo ogranicza użytkowników do katalogu wcześniej zdefiniowanych pozycji.
Pracodawcy zwracają również uwagę na konieczność stosowania kodów PKD według klasyfikacji z 2025 roku, mimo że zgodnie z obowiązującymi przepisami część przedsiębiorców nadal legalnie posługuje się klasyfikacją z 2007 roku.
Kolejnym elementem krytykowanym przez użytkowników pozostaje sposób komunikacji systemu z pracodawcami. Po przesłaniu załącznika nr 1 przedsiębiorca otrzymuje automatyczną wiadomość e-mail zawierającą link do formularza.
Wiadomości są jednak częściowo zanonimizowane i przypominają typowe komunikaty spamowe, co utrudnia identyfikację sprawy i samego pracownika. Jednocześnie pojawiają się zastrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa przesyłanych linków oraz ochrony danych osobowych.
Dodatkowym utrudnieniem jest brak możliwości zapisania roboczej wersji załącznika. Wypełnienie oraz podpisanie dokumentu musi nastąpić podczas jednej sesji, co w praktyce komplikuje proces po stronie pracodawców i działów HR.
Urząd ds. Cudzoziemców sukcesywnie publikuje odpowiedzi na pytania użytkowników oraz rozwija sekcję FAQ dotyczącą funkcjonowania systemu. Mimo to przedsiębiorcy i pełnomocnicy obsługujący cudzoziemców wskazują, że obecne rozwiązania wymagają dalszych zmian organizacyjnych i technicznych.
Cyfryzacja procedur legalizacyjnych pozostaje kierunkiem potrzebnym i oczekiwanym. Dotychczasowe doświadczenia pokazują jednak, że skuteczne wdrożenie takich narzędzi wymaga nie tylko odpowiednich regulacji prawnych, lecz także stabilnych i funkcjonalnych rozwiązań technologicznych dostosowanych do realiów rynku pracy oraz praktyki postępowań administracyjnych.
